18/12/2017

אירועים: הפקת אירועים מ-א ועד ת

eventspro

הפקה של אירוע זה עניין לא פשוט כלל. יש כל כך הרבה דברים לקחת בחשבון כאשר ניגשים למלאכת ההפקה. בכתבה הבאה, נספק לכם את הטיפים שיעזרו לכם לערוך את האירוע שתמיד רציתם וחלמתם עליו.

תכנון האירוע

הדבר הראשון שיש לעשות כאשר מפיקים אירוע, הוא להגדיר מה אתם רוצים מהאירוע שלכם. יש אנשים שמעדיפים אירוע שקט וקטן לעומת אחרים, שרוצים שיזכרו את האירוע שלהם לעוד הרבה הרבה זמן. לפני שניגשים למלאכה, צריך לשבת ופשוט לכתוב על דף איך אתם רוצים שהאירוע יהיה, מה הסכום אותו אתם מוכנים להשקיע, כמה מוזמנים אתם מתכננים להזמין וכמובן איזה סוג אירוע זה יהיה. חשוב לזכור שישנם הבדלים רבים בין אירועים פרטיים ואירועים עסקיים. לא כל מה שמתאים לאירוע פרטי יתאים בהכרח לאירוע עסקי.

האם לשכור שירות של מפיק או מפיקת אירועים?

אם הנכם רוצים להתעסק עם כל עניין הפקת האירוע, אתם תמיד יכולים לשכור שירות של הפקת אירועים, על ידי מפיק או מפיקת אירועים. אותו שירות יכול לחסוך לכם המון כאב ראש שייגרם לכם בתמרון בין כל הגורמים המעורבים בתהליך הפקת האירוע. יותר ויותר אנשים כיום, בוחרים לשכור שירות זה, למרות עלותו הלא זולה כלל. חשוב לזכור שניתן לעשות את כל התהליך לבד ולחסוך סכום כסף נכבד. אחד היתרונות הגדולים של מפיקי האירועים הוא שלרוב, הם יוכלו לקבל מחירים הרבה יותר אטרקטיביים ממכם, משום שהם עובדים עם אותם ספקי שירות במהלך עבודתם השוטפת.

אירוע של פעם בחיים (תמונה: Istock)

השכרת ציוד לאירועים

כל אולם וכל גן אירועים מחזיקים בציוד לאירועים. במקומות אירועים יוקרתיים, ניתן למצוא ציוד יוקרתי יותר מאשר מקומות פחות יוקרתיים. פה נכנס לתמונה כל נושא השכרת ציוד לאירועים. חברות רבות במשק, מספקות שירותים של השכרת ציוד לאירועים. ניתןל השכיר מגוון רחב של ציוד למגוון רחב של אירועים. אפשר להשקיע סכומים גדולים מאוד בהשכרת ציוד יוקרתי. בעזרת ציוד מתאים, ניתן להפוך כל חלל ריק, למקום אירוע נוצץ ויוקרתי. עליכם לבדוק מהו התקציב לאירוע שלכם ולפי זה להחליט אם להשתמש בשירות של חברה להשכרת ציוד או לההשתמש בציוד הזמין באותו גן או אלם אירועים.

בר משקאות יוקרתי או סטנדרטי

מדובר על אחד המרכיבים החשובים ביותר בכל אירוע. רוב אורחי האירוע יגיעו כדי לשתות אלכוהול וכמה שיותר יוקרתי. אנשים אוהבים כאשר מספקים להם אלכוהול איכותי מהחברות המובילות. ההבדל בין אלכוהול איכותי לאלכוהול לא איכותי הוא במחיר. אם אתם מוכנים לתת את האקסטרה כדי לספק לאורחים שלכם בר אלכוהול מגוון, עליכם יהיה להוסיף אלפי שקלים. פתרון אחר ויותר זול הוא לקנות לבד את האלכוהול שאתם רוצים לספק לאורחים שלכם באירוע. את האלכוהול אתם נותנים לבר והם אלה שמספקים אותו במהלך האירוע. חשוב לזכור שיש לשים לב שמשתמשים בכל האלכוהול ושבלי כוונה לא נעלמים בקבוקים במהלך האירוע.

בר איכותי תמיד עדיף על סטנדרטי (תמונה: Istock)

בר איכותי תמיד עדיף על סטנדרטי (תמונה: Istock)

אז מה אוכלים באירוע?

רוב מקומות האירועים מספקים את הקייטרינג שלהם. כאשר אתם מגיעים לאולם כדי לבחור את המנות לאירוע, אתם לא צריכים להגזים יותר מידי. לא בהכרח המנות היקרות ביותר הן הטעימות ביותר. ניתן לחסוך המון בתקציב האירוע שלכם, אם לא תבחרו במנות היקרות ביותר. אחת ההחלטות שאתם צריכים לבחור היא האם להגיש את האוכל לשולחן בעזרת מלצרים או שהאורחים ניגשים לקחת את האוכל מבופה. שימוש במלצרים ייקר את המחיר לעומת בופה שיוריד את המחיר בסכום נכבד. פתרון יצירתי הוא לספק למספר מצומצם של שולחנות של מבוגרים הגשה עד לשולחן ושאר האורחים ייגשו בעצמם כדי לקחת אוכל מהדוכנים.

תקליטן לאירוע

יש חשיבות רבה למי שצריך לגרום להפעלה של כל האורחים באירוע. התקליטן הוא המנצח של הערב. הוא זה שקובע את הקצב והוא זה שאמור לגרום למצב הרוח השמח של האירוע. נכון שאת בחירת השירים אתם עושים, אבל לתקליטן יש חלק נכבד מאוד בדרך שהוא מספק את הבחירה שלכם. תקליטן חסר התלהבות יגרום לאירוע אנמי ומשעמם לעומת תקליטן בעל התלהבות שיגרום לקהל החוגגים לרקוד ברחבת הריקודים, עד השעות הקטנות של הלילה.

אוכל טעים, אירוע מעולה (תמונה: Istock)

אוכל טעים, אירוע מעולה (תמונה: Istock)

צילום האירוע

תיעוד האירוע נמצא בידיו של הצלם האירוע. בסופו של דבר, מה שישאר לכם לאחר האירוע הם סרטי הצילום והתמונות השונות ממהלך האירוע. חשוב לבחור צלם שיציע לכם את מה שטוב לכם. אתם צריכים לדעת, שצוות הצילום שיתעד את האירוע שלכם, צריך להיות הכי מקצועי שיכול להיות. לא חסרים אירועים שהתמונות יצאו לא טוב וסרט החתונה צולם כולו ללא סאונד. תזכרו שהתמונות והסרט שיהיה לכם מהאירוע שלכם, ילוו אתכם בהמשך חייכם ואף הנכדים שלכם יצפו בהם.

עיצוב מקום האירוע

אחד הדברים שיגרמו לאורחים באירוע שלכם לזכור אותו הוא העיצוב. העיצוב נמצא בכל מקום האירוע. באירוע של חתונה, בדרך כלל ניתן לקבל חופה סטנדרטית של מקום האירוע או שניתן לשכור את שירותיה של חברת עיצוב לאירועים, שתהפוך את החופה לחופה מעוצבת ויפה. עיצוב האירוע יכול להגיע לסכומים מאוד גבוהים, במידה ולוקחים מעצב או מעצבת בעלי שם בתחום.

האטרקציות השונות באירוע

בשנים האחרונות, אירועים הפכו להיות יותר "שואו" מאשר אירוע מסורתי. בעלי שמחה נוהגים לארגן יותר ויותר אטרקציות אירועים שונות. האטרקציות הפופולריות ביותר הן מגנטים לאירועים, רקדניות, להקות, זיקוקי דינור, הפרחת יונים לאחר החופה ועוד אטרקציות רבות נוספות. האטרקציות השונות תפסו מקום מרכזי ונכבד בתחום האירועים. אין כיום אירוע פרטי או אירוע עסקי, שאין בו לפחות אטרקציה אחת מהאטרקציות המנויות מעלה. בעלי שמחה רבים אף נוהגים לשלב מספר אטרקציות באירוע אחד, כדי שיזכרו אותו לעוד הרבה זמן.

כפי שהוסבר לעיל, הפקת אירוע זה עסק לא פשוט כלל. אם אתם מתכננים לעשות זאת בעצמכם, אתם צריכים לעשות הרבה שיעורי בית לפני. ללא הכנה מוקדמת, הפקה של אירוע יכולה להגיע לסכומים גבוהים מאוד. אל תתפתו להסכים אם כל מה שבעלי שירותים בתחום האירועים אומרים לכם, אתם יכולים כמעט תמיד לקבל הצעות טובות יותר עבורכם, מספקים שונים. כל אירוע הוא סיבה למסיבה, אבל לא צריך לאבד את הכיס בגללו.

הכתבה נכתבה על ידי צוות וילה סוקה, גן אירועים במושב בני ציון בשרון המתמחה בעריכת אירועים פרטיים ועסקיים.

תמונה ראשית Fast Forward Event Productions cc

שתפו את כתבה Email this to someoneShare on LinkedInShare on StumbleUponPin on PinterestTweet about this on TwitterShare on Google+Share on Facebook

תגיות הכתבה

שליחת תגובה


2014-כל הזכויות שמורות 2013 © מגזין WhatHot מה שחם באינטרנט
richkid אינטראקטיב